Aanbetalingen bij reserveringen
Voor reserveringen waarbij je het risico op no-shows wilt beperken, bijvoorbeeld grote gezelschappen of bijzondere periodes, kan je een aanbetaling per persoon vragen.
Aanbetaling instellen per reserveringsvenster
Een aanbetaling stel je in per reserveringsvenster, niet organisatiebreed:
- Ga naar Backoffice > Reserveringen > Reserveringsvensters en open (of maak) het venster waarvoor je een aanbetaling wilt vragen
- Vul Aanbetaling per persoon in
- Vul eventueel Aanbetaling vanaf groepsgrootte in om de aanbetaling pas te laten gelden vanaf een bepaald aantal gasten, bijvoorbeeld pas vanaf 6 personen
- Sla op
Om dit op te kunnen slaan, moet je eerst een omzetcategorie voor vervallen aanbetalingen kiezen, zie hieronder.
Algemene aanbetalingsinstellingen
Ga naar Backoffice > Reserveringen > Instellingen.
- Onbetaalde reserveringen vasthouden (minuten): hoe lang een tafel wordt vastgehouden op een online boeking met aanbetaling, terwijl de gast nog moet betalen. Betaalt de gast niet op tijd, dan vervalt de boeking automatisch
- Gratis annuleren tot (uren vooraf): tot hoeveel uur voor de reservering een gast gratis kan annuleren. Annuleert een gast later, dan wordt de aanbetaling niet terugbetaald
- Omzetcategorie voor vervallen aanbetalingen: de omzetcategorie waarop een niet-terugbetaalde aanbetaling wordt geboekt, bijvoorbeeld bij een no-show of een te late annulering
Hoe het werkt voor de gast
Zodra een venster een aanbetaling vereist, moet een gast die online boekt eerst betalen voordat de reservering wordt vastgelegd. Betaalt de gast niet binnen de ingestelde tijd, dan vervalt de boeking vanzelf en komt de tafel weer vrij.
Een aanbetaling afhandelen op de reserveringsagenda
Bij een reservering met een aanbetaling zie je de status (“Aanbetaling open”, “Aanbetaling voldaan”, “Aanbetaling verlopen”) in het actiemenu op de reserveringsagenda. Van daaruit kan je:
- Aanbetaling aanvragen: vraag alsnog een aanbetaling aan voor een reservering die er nog geen heeft, bijvoorbeeld bij een telefonische boeking
- Aanbetaling laten vervallen: schrap de aanbetaling als je de gast toch niet wil laten betalen
Bij een no-show of een te late annulering (na de Gratis annuleren tot-termijn) wordt een betaalde aanbetaling automatisch verrekend als compensatie voor de gemiste omzet. Annuleert een gast op tijd, dan wordt de aanbetaling teruggestort.